Hoe kun je een klacht indienen:
1 Klachtenprocedure voor vrijwilligers
2 Klachtenprocedure voor klanten, hulpverleners en leveranciers
3 Inschakelen vertrouwenspersoon
1) Klachtenprocedure voor vrijwilligers
- Heb je als vrijwilliger een klacht over een collega-vrijwilliger, ga dan met haar/hem in gesprek en probeer de klacht op te lossen.
- Lukt het niet om op deze wijze de klacht op te lossen, neem dan contact op met een leidinggevende die je vertrouwt en probeer samen de klacht op te lossen.
- Lukt het niet op deze wijze je klacht op te lossen of wil je het niet op de voorgestelde wijze oplossen, dien dan je klacht in bij het bestuur. Het bestuur zal uiterlijk een week na het indienen van je klacht laten weten wie de klacht gaat behandelen. Uiterlijk vier weken na ontvangst van je klacht volgt een uitspraak door het bestuur over de ingediende klacht.
- Gaat de klacht over een probleem dat je niet binnen de eigen organisatie kan of wil bespreken, kies dan een vertrouwenspersoon (zie procedure hieronder) en neem daar contact mee op.
- De vertrouwenspersoon bepaalt dan samen met jou hoe het probleem wordt aangepakt en naar welk resultaat zal worden toegewerkt.
- Gaat het over een klacht die de hele organisatie aangaat en die je niet onderling kunt oplossen, dan kun je ook contact opnemen met Voedselbanken Nederland en vragen om bemiddeling. Binnen een week wordt contact met je opgenomen. Is de bemiddeling niet succesvol, dan kan worden gevraagd om arbitrage. De verdere procedure die in dat geval wordt gevolgd vind je op de website van Voedselbanken Nederland.
2) Klachtenprocedure voor klanten, hulpverleners en leveranciers
- Klachten van klanten, hulpverleners en leveranciers moeten schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van het bestuur. Een vertegenwoordiger van het bestuur zal binnen een week contact opnemen met degene die de klacht indiende en de klacht dan verder in behandeling nemen.
- Gaat het om een klacht die de hele organisatie aangaat dan kun je contact opnemen met Voedselbanken Nederland. Die zal binnen een week contact met je opnemen. Daar wordt dan verder de landelijke klachtenprocedure, zoals vermeld op de website, gevolgd.
3) Inschakelen vertrouwenspersoon.
- Een vertrouwenspersoon die voor vrijwilligers van Voedselbank Dokkum als klankbord kan fungeren kun je HIER vinden.
- Je kan contact opnemen met de vertrouwenspersoon als je een klacht wil indienen en niet meer weet hoe je zelf met het conflict, de klacht of de situatie om kan gaan.
- De vertrouwenspersoon zal, onafhankelijk en onbevooroordeeld, de problemen die haar worden voorgelegd behandelen.
- De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Wat besproken wordt blijft tussen de vertrouwenspersoon en jou.
- De vertrouwenspersoon is bereikbaar zonder toestemming van coördinator of bestuur.
- De vertrouwenspersoon onderneemt buiten noodgevallen alleen actie in samenwerking met of in ieder geval met toestemming van jou.
- De vertrouwenspersoon kan jou ondersteuning en advies aanbieden bij het oplossen van het conflict, het bespreken van de klacht, het melden van grensoverschrijdend gedrag bij degene die jullie beiden hiervoor het meest geschikt achten.
- Als sprake is van een bedreigende situatie voor jou of voor een ander, dan zal de vertrouwenspersoon direct actie ondernemen richting het bestuur. Bij voorkeur doet zij dit samen met de jou of tenminste met medeweten van de jou.
